Делегирование. Как освободить время и избавится от рутины в бизнесе

Когда я решила начать бизнес, то не думала о делегировании, на него просто не было средств. Мне приходилось вести строгий учет расходов и все делать самой.

Это был так называемый Путь Мастера, когда человек усердно трудится, какие-то задачи успели надоесть, и вроде бы он уже задумался отдать часть дел, но переживает, что пострадает качество. К тому же, нового сотрудника нужно контролировать, доделывать и переделывать все должным образом, а времени на это нет.

Работа в одиночку имеет явные минусы: учеба и развитие в таких условиях возможны только время от времени, слишком медленный рост доходов, трудно изменить масштабы. Да и вообще, такая жизненная позиция может привести к моральному и физическому истощению.

Если хотите избавиться от тяжелой, скучной рутины, то надо учиться делегировать. Для этого используйте три ключа, о которых и поговорим :)

Ключ №1. Оптимизация

Все действия в бизнесе должны быть оптимальными: оставьте только то, что приносит максимальную выгоду и уберите бесполезное.

Это непростая задача и, увы, здесь нет универсальных рецептов, в каждом случае будут свои тонкости. Однако, я могу дать интересную и почти универсальную рекомендацию — прочтите книгу Элия М. Гольдратт «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». Она поможет вам понимать и видеть больше других.

Изучите книгу, прежде чем начать нанимать новых подрядчиков и делегировать задачи.

Ключ №2. Автоматизация

Цель бизнеса — эффективно выстроенные процессы. Избавиться от непродуктивной повседневной работы и начать двигаться к новым результатам можно двумя способами:

1. Приглашать дорогих профессионалов, которые знают дело лучше вас, говорят что сделать или изменить, а вы соглашаетесь и больше не задумываетесь о проблемах.
2. Нанимать людей без опыта ниже рыночной цены, но лично обучать, стандартизировать их работу и создавать инструкции, где подробно расписано, как нужно выполнять задачи.

Второй вариант и есть автоматизация. Главная задача — минимизировать человеческий фактор. Можно и нужно сделать так, чтобы работники заменяли друг друга без ущерба качеству и вы не переплачивали за выполнение типовых процессов.

Многие действия в бизнесе шаблонные, и если их автоматизировать, с ними справится должным образом даже начинающий, а вы избавитесь от рутины.

Как автоматизировать процесс:

• Пропишите ваш бизнес-процесс детально. Задумайтесь, каков порядок действий сотрудников, как и когда происходит обмен документами.
• Выберете самое часто повторяющееся типичное действие, которое происходит регулярно. 
• Сделайте должностные инструкции и пропишите, как должны работать сотрудники, их сферу ответственности. Как дизайнер делает макет сайта, копирайтер пишет тексты, а SMM-менеджер выкладывает пост.

Инструкции начнут приносить плоды, только когда сотрудники знают об их наличии и будут замотивированы в конечном результате. Ознакомьте работников с регламентами, убедитесь, что их прочитали, проговорили и запомнили. Платите не за время, а за должный результат, поощряйте за сдачу работы в срок и штрафуйте за задержки.

Ключ №3. Управление

Отслеживайте выполнение стратегии и управляйте процессом. Для этого необходимо:

• Понимать задачи и знать, какой вопрос хочет решить заказчик: повысить узнаваемость, изменить имидж компании или набрать один миллион подписчиков в Instagram.    
• Определять критерии качества исполнения. Задумайтесь, что вам важно, например, в работе копирайтера: сроки, ошибки, время на правки, количество комментариев к посту в соцсети? На это и делайте ставку.
• Обозначать точки контроля. Чтобы не оказаться один на один с незавершенными делами в последний момент, вы должны четко представлять, что сделать в первый, второй и каждый день. Ежедневно выявлять проблему, которая тормозит процесс, и разрешать ее.

Теперь вы понимаете, как избавиться от рутины и заставить работать систему для достижения должного результата.

Умение делегировать пригодится в любом бизнесе, где есть команда специалистов. Особенно этот навык актуален для профессии SMM-менеджера, популярность которой набирает обороты. Здесь нужно не только уметь работать не только со стратегиями и контент-планом, но и тесно сотрудничать с подрядчиками.

Если вы:

• Желаете научиться создавать события, которые происходят по вашей воле.
• Контролировать ход бизнес-процессов и влиять на результат.
• Понимаете, что офис успел ужасно надоесть и вы хотите работать удаленно.
• С удовольствием проводите много времени в социальных сетях,

тогда обязательно приходите на бесплатный мастер-класс «SMM-Менеджер», где вы узнаете, как освоить эту востребованную профессию за несколько месяцев, даже если у вас нет особых талантов.

Пишите в комментарии свои впечатления и была ли эта статья вам полезна!