Как автоматизировать управление компанией? Три простых шага

Я очень часто слышу:

«У меня есть бизнес, и я не могу никому ничего доверить! Все, что делаю сам получается хорошо, но если делает кто-то другой — выходит ужасно».

или

«Как ты можешь столько путешествовать? Как только я выхожу из офиса, мои сотрудники начинают сидеть в компьютерах и решать свои личные вопросы, и если их постоянно не контролировать, то никакая работа не будет сделана».

Есть ли решение? Да, ведь моя команда работает полностью удалено и при этом прекрасно справляется со своими задачами.

У вас тоже получится! Для этого потребуется всего 3 шага. Эта схема подойдет и тем, кто занимается производством, и тем, кто оказывает услуги.

1. Расписать весь бизнес-процесс

Бизнес состоит из множества повторяющихся процессов. Например, менеджер берет трубку и начинает говорить по заранее заготовленному тексту, т.е. скрипту, или человек берет товар, выгружает из грузовика и кладет на нужную полку на складе.

У всех этих действий есть оптимальные и неоптимальные решения, т.е. как должно происходить и как не должно. Поэтому нужно прописать инструкцию, каким образом выглядит оптимальный рабочий процесс в компании.

Например, как выглядит идеальный звонок менеджера клиенту, т.е. не только сам скрипт, но и то, как отмечается контакт в CRM-системе, каким образом происходит подключение менеджера, что он делает на рабочем месте, как он контактирует с руководителем отдела продаж и т.д. 

То же самое и с отправкой email-рассылки: как оформлять, в какое время отправлять, каким сегментам и т.п.

Напишите пошаговую инструкцию, довольно детальную, чтобы любой человек вне зависимости от своего опыта и знаний, мог, используя эту информацию, сделать все правильно и без ошибок.
 
Например, чтобы посмотреть документооборот, нужно

1. нажать на значок приложения;
2. нажать на синюю кнопку;
3. ввести пароль т.д.

Описывая весь бизнес-процесс таким образом, начните с самых часто повторяемых действий, например, клиент заходит в магазин, и как продавцы его встречают, или как уборщица должна делать уборку на складе.

Когда я занялась автоматизацией в своей компании, то понимала, что чаще всего потенциальные клиенты заходят на лендинг — ежедневно совершается несколько тысяч посещений. Поэтому первым делом я сделала чек-лист «Каким должен быть лендинг».

Детально было прописано все, и у нас эта информационная инструкция составляет почти 10 страниц формата А4. Казалось бы, такое простое действие для агентства интернет-маркетинга — сделать лендинг. Но такое детальное описание необходимо для того, чтобы никто не имел возможности совершить ошибку.

Таким образом, как только у вас появится инструкция, она обезопасит вас, собственника бизнеса, от ситуации, когда нужный сотрудник заболел или уволился. 

И еще, благодаря чек-листу вы сведите к минимуму зависимость даже от самых квалифицированных кадров, потому что любой человек может прийти на работу и сделать то же самое без ошибок, сверяясь по инструкции.

2. Составить план продаж

Если собственник компании жалуется, что не может уехать, так как без него никто ничего не делает, то это из-за того, что сотрудники живут под его «ручным» руководством.

Для того чтобы люди понимали куда им двигаться без вас, им нужен четкий план продаж: на год, на квартал, на месяц, на неделю, на день. Тогда не возникнет такой ситуации, когда коммерческий директор ругается со специалистом по трафику, от того что продажи не идут из-за недостаточного количества заявок.

У вас должен быть план для всех подразделений компании:

• сколько должно быть продуктов;
• сколько нужно в этот месяц вложить средств в рекламу;
• сколько рабочих часов должно быть задействовано и т.д.

Многие знают про план продаж, но чаще всего он выглядит так: «Нам нужно в этом месяце 5 млн рублей выручки». И все :) А сколько необходимо закупить лидов, трафика и есть ли такой поисковый объем — об этом думать не принято.

Для того чтобы чек-листы заработали, а план продаж выполнялся, необходим третий шаг.

3. Внедрить флексовую мотивацию

Большинство сотрудников работает за зарплату. Зачем напрягаться, если при любых условиях вознаграждение будет одинаковым?

Человек, как существо рациональное, будет сохранять свою энергию, и делать минимум усилий, чтобы получить свою зарплату в конце месяца.

Но мы же не хотим, чтобы люди деградировали на своих рабочих местах, нам нужно, чтобы они раскрывали свой потенциал, а также хотим, чтобы клиент получал качественный продукт вовремя и был доволен.

Для этого необходимо внедрение флексовой мотивации. Например, у сотрудника есть чек-лист, состоящий из 20 шагов, за выполнение которых он получает 20 тыс. руб. И, скажем, за каждый невыполненный пункт инструкции снимается 1 тыс. руб.

Может быть и такой вариант: если работа лучше, быстрее и в 2 раза больше, то это 50 тыс. руб., а если не в срок — 10 тыс. руб., если невовремя, то 5 тыс.руб. или, вообще, ноль, если ты нанес ущерб компании.

Таким образом, вы обезопасите продукт, его качества и сроки, а также других сотрудников, которые работают на флексовой зарплате.

Например, менеджер по продажам замотивирован получать процент с успешно закрытых заявок, и поэтому он зависит от менеджера по трафику, который дает ему эти заявки.

И в случае если менеджер по продажам поработал хорошо, а трафик-менеджер дал ему мало заявок, второй тоже должен пострадать за то, что не дает работать на 100% остальным звеньям.

Поэтому мотивация сотрудников должна зависеть от выполнения плана чек-листов и плана продаж.

Если вы внедрите все эти 3 шага, сделав такой комплексный подход, то ваша компания станет саморегулируемой системой, которая приносит прибыль вне зависимости, стоите ли как нянька, контролируя всех, или уехали на Мальдивы.

Вовлечение и радость от выполненной работы у сотрудников вырастет, если они будут понимать свое влияние на конечный продукт, а «вредители» сами отпадут, и их заменят осознанные и продуктивные люди.

Если вам интересна тема автоматизации, и вы хотите повысить эффективность своей компании, то приходите на бесплатный мастер-класс о создании и внедрении автоворонки продаж в любой бизнес.